La principal función que el oficial de cumplimiento tiene en cualquiera de los sectores o actividades económicas consideradas como sujetos obligados por la Ley Orgánica de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos, es la de proteger a su institución.
Esta protección debe estar determinada y acompañada a través del diseño e implementación de un Sistema de Prevención de Riesgos, que cuente con políticas, objetivos institucionales y procedimientos en materia de anti lavado que deben ser plasmados y difundidos en un “Manual o Guía de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos”.
En el manual o guía de prevención de lavado de activos, debe estar definido de forma clara y precisa la estructura organizacional de la compañía, insumo que permita identificar sobre que procesos y personas actuará lo contemplado en el documento, así como Instrumentar los controles y procedimientos analíticos correctos para la revisión de operaciones.
En función del nivel transaccional, en muchos casos es oportuno que se diseñe una Matriz de Riesgos, que permita mitigar los factores que inducen a las amenazas de lavado de activos y financiamiento de delitos.
Las políticas y procedimientos que el oficial de cumplimiento establezca en la compañía, deberán ajustarse a la estructura, tamaño, operación y realidad propia de cada organización. Las principales Políticas estandarizadas en materia de Prevención de Lavado de Activos que el oficial de cumplimiento deberá implementar en su institución son las que a continuación se detallan:
Política Conozca a su cliente
El objetivo que pretende la aplicación de esta política, es identificar, conocer y verificar los datos de nuestro cliente, sin diferenciar que éste, sea ocasional o permanente; para ello el oficial de cumplimiento, deberá de forma conjunta con las autoridades de la compañía definir un formato en el cual se recabe toda la información relevante del cliente al inicio de su vinculación comercial.
El cliente debe ser perfectamente identificado, y no sólo en lo que concierne a los datos personales, sino también, deberá identificarse su actividad económica, si tiene relación de dependencia o si es independiente, con quién tiene la relación de dependencia, es decir, si es funcionario público o privado y su nivel de ingresos; en caso de ser independiente si los contratos los tiene con el estado o con instituciones privadas y si estas actividades las realiza en el ámbito local, nacional o internacional, identificar las operaciones y transacciones, así como los montos aproximados que realizará en nuestra institución.
De la misma manera es importante conocer las personas que conforman su círculo familiar inmediato (cónyuge, hijos, padres o hermanos), su lugar de domicilio y tiempo de residencia, de la misma forma dirección laboral y tiempo de servicios en la misma.
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